İlçe MEM Kullanım Kılavuzu
İlçe MEM hesabınızla girin, ilçenizdeki kurumların giriş durumunu ve parolalarını yönetin, gönderilen formları inceleyin, gereken düzeltmeyi açıkça iletin ve uygun formu onaylayın.
Kimler için? İlçesindeki okul, HEM ve sürücü kurslarının veri takibinden ve form onayından sorumlu İlçe Millî Eğitim Müdürlüğü personeli.
Kurum girişine gitGöreviniz ve yetki sınırları
Göreviniz üç başlıkta toplanır: kurumların sisteme girebilmesini sağlamak, gönderilen formları incelemek ve ilçenizin sonuçlarını izlemek. Yalnız kendi ilçenizin ilgili dönemdeki kurum listesini görürsünüz; başka ilçenin kurumları, formları ve parolaları size kapalıdır.
Kurumun cevabını siz değiştiremezsiniz
Yanlışlıkla onaylanan bir kayıtta İl MEM veya sistem yöneticisiyle iletişime geçin. Normal onaylı formu İlçe MEM hesabından doğrudan iade edemezsiniz.
Giriş ve ilk parola
Sisteme ana sayfadaki ya da üst menüdeki “Kurum girişi” ekranından girersiniz; okullar, İl MEM ve yönetici de aynı ekranı kullanır ve her hesap kendi sayfasına yönlendirilir. Kullanıcı adınız ilçe millî eğitim müdürlüğünüzün MEB kurum kodudur.
Kurum kodunuzla girin
“Kurum kodu veya kullanıcı adı” alanına ilçe MEM’inizin kurum kodunu yazın. İlk girişte parola da kurum kodudur. İl MEM size geçici bir parola verdiyse parola alanına onu yazın.
Parolanızı belirleyin
Kurum koduyla ya da geçici parolayla girdiğinizde “Parolanızı belirleyin” ekranı açılır ve parolanızı belirlemeden başka sayfaya geçemezsiniz. İlk alana kurum kodunuzu (ya da size verilen geçici parolayı), sonra yeni parolanızı iki kez yazın.
Parola kuralları
Yeni parola en az 12, en fazla 128 karakter olmalıdır. Kurum kodunuz, kullanıcı adınız, aynı karakterin tekrarı ve ardışık diziler kabul edilmez. Harf, rakam ve işaret karışık uzun bir parola seçin.
“Parolamı belirle ve devam et”
Parolanız kaydedilir, bu cihazdaki oturumunuz açık kalır ve İlçe Onay ekranına geçersiniz. Bu andan sonra kurum kodu sizin için parola olarak çalışmaz.
Kurum koduyla ilk giriş
Üst çubuk ve menü
Üst çubuğun sağında adınız ve rolünüz, “Parolamı değiştir” ve “Çıkış” düğmeleri bulunur. Altındaki menü yalnız yetkili olduğunuz ekranları gösterir.
İlçe Onay
Kurumların formlarını inceleyip onayladığınız ya da düzeltme istediğiniz kuyruk.
İlçe Analiz
İlçenizin onaylı verilerinden oluşan grafik ve tablolar.
Kurum Erişimi
Kurumların parola durumu, son girişi ve parola sıfırlama.
Kılavuzlar
“İlçe MEM Kılavuzu” bu kılavuzu, “Kurum Kılavuzu” kurumların kullandığı kılavuzu açar; kurumlara yol gösterirken ikincisini kullanın.
Parolamı değiştir
Mevcut parolanızı yazarak yeni parola belirlersiniz. Diğer cihazlardaki oturumlarınız kapanır.
Çıkış
Oturumu kapatır. Ortak kullanılan bilgisayarlarda işiniz bitince mutlaka çıkış yapın.
Kurum erişimi
Kurumlar sisteme kurum kodu ve parolayla girer. Kuruma özel gizli bağlantı yoktur: adres herkes için aynıdır ve kullanıcı adı kurumun kendi kodudur. Menüdeki “Kurum Erişimi” ekranında ilçenizdeki okul, HEM ve sürücü kurslarının giriş durumunu görürsünüz.
Varsayılan (kurum kodu): Kurum parolasını henüz belirlememiştir; kurum koduyla ilk girişi yapması gerekir.
Geçici parola · ilk girişte değiştirecek: Kuruma geçici parola verilmiştir; kurum bu parolayla girip kendi parolasını belirleyecektir.
Kendi parolası: Kurum kendi parolasını belirlemiştir. Kurum kodu artık bu kurum için parola değildir.
Son giriş: Kurumun son başarılı girişi. “Hiç girmedi” yazan kurumlar aranmalıdır. Kurum “hiç girmedim” dediği hâlde tarih doluysa bunu İl MEM’e bildirin.
Kurumlara duyurun
Adresi, kullanıcı adının ve ilk parolanın kurum kodu olduğunu tek duyuruda iletin ve Kurum Kılavuzu’nun üst menüden açıldığını hatırlatın. Bu bilgide gizli bir şey yoktur; kurumun zaten bildiği kendi kodudur.
Girmeyenleri takip edin
“Durum” süzgecinde “Parolasını belirlememiş”i seçin ve “Son giriş” sütununa bakın. “Kurum ara” alanına kurum adı veya kodu yazarak tek kurumu bulabilirsiniz.
Kurum koduyla ilk giriş kapalıysa
Parolasını belirlememiş kurumlar giriş yapamaz. İl MEM’den ayarı açmasını isteyin ya da ilgili kuruma geçici parola verin.
“Kurum koduyla ilk giriş” ayarı
Kurum parolasını sıfırlama
Parolasını unutan ya da ilk girişini yapamayan kurumun satırındaki “Parolayı sıfırla” düğmesine basın. Açılan pencerede iki seçenek vardır:
Kurum koduna çevir
Kurumun parolası yeniden kurum kodu olur. Kurum, kurum koduyla girip yeni parolasını belirler. Kuruma iletmeniz gereken bir şifre yoktur; ancak bunun için kurum koduyla ilk girişin açık olması gerekir.
Geçici parola belirle
Yazdığınız parolayla kurum girer ve forma geçmeden kendi parolasını belirler. Geçici parola en az 8 karakter olmalı ve kurum kodu olamaz. Parolayı kuruma güvenli bir yoldan, yalnız yetkili kişiye iletin.
İki durumda da kurumun açık oturumları kapanır ve sıfırlama veriyi silmez: taslak ve gönderilmiş form yerinde kalır. Yalnızca kendi ilçenizdeki kurumları sıfırlayabilirsiniz. Her sıfırlama denetim kaydına yazılır.
Kurum doğru koduyla giremiyorsa
İl MEM ve yönetici aynı ekranda ilçe seçmeden kurum kodu ya da adıyla bütün ilde arar, parola sıfırlar ve kurum kodunu düzeltir. İlçe MEM hesaplarının parolasını “İlçe Hesapları” ekranından yönetirler; kendi parolanızı unutursanız onlara başvurun.
Onay kuyruğu ve durumlar
Üst satırda ilçe, dönem ve o dönemin kurum sayısı görünür. Liste başlangıçta “Onay Bekliyor” filtresiyle açılır. “Kayıt listeleniyor” sayısı, mevcut arama ve durum filtresine uyan satır sayısıdır.
Başlanmadı Bu döneme ait kayıt yoktur veya yönetici dönem formunu sıfırlamıştır. Kurum forma hiç girmemiş ya da hiç taslak kaydetmemiş olabilir.
Taslak Kurum sunucuya taslak kaydetmiştir. Henüz onaya göndermemiştir; karar veremezsiniz.
Onay Bekliyor Kurum incelemeye göndermiştir. Cevapları inceleyerek onay veya iade kararı verebilirsiniz.
Düzeltme İstendi Kurumdan düzeltme beklenir. Yeniden gönderilene kadar doğrudan onaylanamaz.
Onaylandı Form onaylanmıştır. “Yeniden inceleme gerekli” uyarısı varsa eski onayın ayrıca incelenmesi gerekir; bu kayıt henüz resmî analize dahil değildir.
“Durum” listesindeki parantezli sayılar seçili dönem ve ilçe kapsamına aittir; kurum adıyla arama yaptığınızda bu sayılar değişmez. Kurum adının altında kademe ve kurumun bildiği kurum kodu, “Tarih” sütununda gönderim ve son güncelleme zamanı yazar. Ekran daraldığında işlem düğmeleri alt satıra geçer; yana kaydırmanız gerekmez.
Bir formu inceleme
Kurumu bulun
“Kurum ara” alanına kurum adı veya kurum kodu yazın. Doğru dönemde olduğunuzu ve satırdaki kurum adını kontrol edin.
“İncele” düğmesine basın
Cevapların yüklenmesini bekleyin. Açılan pencerede kurumun alanlarını ve bölüm başlıklarını inceleyin; tüm cevaplara ulaşmak için pencerenin içini aşağı kaydırın.
Anlam ve tutarlılığı kontrol edin
Dönem, kurum bilgisi, etkinlik sayısı, katılımcı sayısı ve açıklamaların birbiriyle uyumunu değerlendirin. Görünen bir 0 değerini eksik cevapla karıştırmayın: 0, “bu çalışma yapılmadı” beyanıdır.
İnceleme sonunda karar verin
Uygunsa pencerenin altındaki “Onayla” düğmesini kullanın. Bir alanın yeniden kontrolü gerekiyorsa “Düzeltme iste” ile gerekçe yazın.
Onayınız neyi değiştirir?
Düzeltme isteme
Yanlış kategoriye yazılmış değer, kayıtlarla açıklanamayan sayı, gerekli fakat eksik açıklama veya anlamı değiştiren yazım hatası varsa düzeltme isteyin. Önce sorunun neyi ölçtüğünü okuyun.
Yüksek katılım her zaman hata değildir
“Düzeltme iste”yi seçin
Kurumun satırından veya inceleme penceresinden açabilirsiniz. İade öncesi cevapları mutlaka görün.
Anlaşılır bir gerekçe yazın
“Düzeltme gerekçesi” alanı zorunludur; en az 10, en fazla 2000 karakter yazılabilir. Hangi alanın neden kontrol edilmesini istediğinizi belirtin.
“İade et” ile kararı kaydedin
Başarı mesajını bekleyin. Kayıt “Düzeltme İstendi” durumuna geçer ve gerekçe kurumun formunun üstünde görünür. Açık dönemde paylaşım penceresi açılır.
İyi bir gerekçe örneği
“Öğrenci katılımcı sayısı okul mevcudundan yüksek görünüyor. İlgili etkinlik kayıtlarıyla karşılaştırıp doğrulayınız; toplam katılım ise aynı kişinin farklı etkinliklerdeki katılımlarını dikkate alınız.”
Sadece “Sayıyı düzeltiniz” yazmak yerine ilgili bölüm veya soru adını da ekleyin. Kişisel bilgi eklemeyin.
İade formun tümünü silmez; kurum mevcut cevaplarına ve gerekçenize ulaşır. Düzeltip yeniden göndermesini bekleyin.
Formu onaylama
Güncel cevapları son kez kontrol edin
Kurum, dönem ve değerlerin doğru olduğunu doğrulayın. Daha önce açtığınız eski bir pencereye dayanarak karar vermeyin.
Pencerenin içindeki “Onayla” düğmesine basın
Başarı mesajı gelene kadar bekleyin. Sistem, onayı o anda incelediğiniz cevaplara bağlar.
“Onaylandı” filtresinden sonucu görün
Onaylanan satır bekleyenler listesinden çıkar. Durum filtresini “Onaylandı” veya “Tüm durumlar” yaparak kaydı tekrar bulun.
Onaydan sonra yanlışlık fark ederseniz İl MEM veya yöneticiye kurum, dönem ve hatalı alanı bildirin. İlçe hesabında normal onaylı kayıt için geri alma düğmesi yoktur.
Güncellenen ve eski kayıtlar
Kurum yeniden gönderdiğinde
Kayıt tekrar “Onay Bekliyor” listesine gelir. “İncele” ile güncel cevapları açın, önceki gerekçenizdeki alanların kontrol edildiğini doğrulayın ve yeniden karar verin.
Siz incelerken kayıt değiştiyse
“Yeniden inceleme gerekli” yazan eski onaylar
“Yeniden incele” düğmesiyle kaydı açın. Cevapları ve dönemi inceledikten sonra “Bu eski kaydın cevaplarını ve dönem bilgisini inceledim.” kutusunu işaretleyin; uygunsa “Yeniden incele ve onayla” düğmesini kullanın. Sırf eski durum onaylı olduğu için bu adımı geçmeyin.
Geçmişten aktarılan bazı bekleyen kayıtlarda da aynı inceleme kutusu istenir. Dönem kapalıysa kurum veri girişi kapalı kalır; düzeltme gerektiren bir durumda İl MEM ile süreci netleştirin.
Kurumla yazışma
Sistem kurumlara kendiliğinden e-posta göndermez. “Paylaş” düğmesi sizin için hazır bir metin üretir; göndermeyi siz yaparsınız.
Doğru kurumun “Paylaş” düğmesine basın
Açılan penceredeki kurum adını kontrol edin. Düzeltme istenmiş kayıtta “Düzeltme bildirimi” ile gerekçeli metne ulaşabilirsiniz.
Uygun paylaşım yolunu seçin
“E-posta” veya “WhatsApp” ilgili uygulamayı açar. “Metni kopyala” ile metni panoya alabilirsiniz. Cihazınız destekliyorsa “Paylaş (BiP dahil)” de görünür.
Alıcıyı doğrulayarak siz gönderin
Paylaşım ekranını açmak mesajı kendiliğinden göndermez. Göndereceğiniz uygulamada doğru kuruma ve yetkili kişiye ulaştığınızı kontrol edin.
Kapalı dönemde paylaşım
Filtreleme ve takip
Dönemi seçin
“İncelenen dönem” listesinden dönemi seçip “Dönemi göster” düğmesine basın. Açık ve kapalı dönemler listede belirtilir.
Takip edeceğiniz durumu seçin
Gönderim yapmayanları bulmak için “Başlanmadı” ve “Taslak” durumlarını ayrı ayrı kontrol edin. Düzeltme beklenenler için “Düzeltme İstendi”yi seçin.
Kurumu adı veya koduyla daraltın
Belirli bir kurumun hangi durumda olduğunu bilmiyorsanız “Tüm durumlar”ı seçin ve “Kurum ara” alanını kullanın. Aramayı temizleyerek kapsamın tamamına dönün.
Kuyrukta her kurumun kademesi adının altında yazar, ancak kademe filtresi yoktur. Kademe veya kurum bazında analitik karşılaştırma için “İlçe Analiz” ekranını kullanın. Hiç giriş yapmamış kurumları görmek içinse “Kurum Erişimi” ekranı daha doğrudur.
İlçe analizini okuma
Üst menüden “İlçe Analiz”i açın. “Raporlama dönemi”, “Kademe” ve “Kurum” filtreleriyle kapsamı belirleyin. Bu ekran yalnız kendi ilçenizin verilerini gösterir.
Göstergeler
“Veri giren kurum”, formunu en az bir kez kaydetmiş kurumların sayısıdır (taslaklar dahil; henüz hiç kaydetmeyenler sayılmaz). “Onaylanmış form”, “Onay bekleyen” ve “Düzeltme istenen” sayıları seçili kapsamı gösterir. “Kapsam”, filtredeki kurumlar içinde geçerli onaylı form oranıdır; öğrenci katılım yüzdesi değildir.
Görünümler
“Kademe dağılımı”, onaylı formların kademelere göre sayısını gösterir; öğrenci dağılımı değildir. “Genel Bakış” özetleri, “Okul Tamamlanma” kurumların durumunu, “Soru Bazlı Veri” ise seçilen sorunun sonuçlarını gösterir.
Analize hangi cevaplar girer?
Toplam katılımı benzersiz öğrenci sayısı gibi yorumlamayın. Grafikler tek başına bağımlılık yaygınlığını, kişisel durumu veya bir çalışmanın etkisini kanıtlamaz.
Sorun yaşarsanız
Kurum koduyla giriş yapamıyorum
“Kurum girişi” ekranına ilçe MEM’inizin kurum kodunu yazdığınızdan emin olun. “Kurum kodu, kullanıcı adı veya parola hatalı” görüyorsanız hesabınızın parolası kurum kodu değildir (daha önce parola belirlenmiş olabilir); İl MEM’den parolanızı kurum koduna çevirmesini veya geçici parola vermesini isteyin. “Kurum koduyla ilk giriş şu anda kapalı” görüyorsanız İl MEM’den geçici parola isteyin. Başkasının hesabıyla devam etmeyin.
Parola belirleme ekranı yeni parolamı kabul etmiyor
Yeni parola en az 12 karakter olmalı; kurum kodunuz, kullanıcı adınız, tek karakterin tekrarı ve ardışık diziler olamaz. İlk alana kurum kodunuzu (ya da size verilen geçici parolayı) doğru yazdığınızı kontrol edin.
Kurum “giriş yapamıyorum” diyor
“Kurum Erişimi” ekranından o kurumun satırına ve üstteki “Kurum koduyla ilk giriş” durumuna bakın. Kurum “Varsayılan (kurum kodu)” durumundaysa ve ayar kapalıysa İl MEM’den açmasını isteyin ya da geçici parola verin. “Kendi parolası” yazıyorsa kurum parolasını unutmuştur; “Parolayı sıfırla” ile kurum koduna çevirin ya da geçici bir parola verin.
Bir kurum listemde görünmüyor
Doğru dönemi seçin, aramayı temizleyin ve “Tüm durumlar”ı açın. Kurum o dönemin kendi ilçe listenizde değilse görünmez; dönemin kurum listesi dönem açılırken sabitlenir. Kurum koduyla birlikte yöneticiden dönem listesini ve ilçe atamasını kontrol etmesini isteyin.
Kurum gönderdiğini söylüyor ama bekleyenlerde yok
Dönemi kontrol edip listeyi yenileyin; “Tüm durumlar” ile arayın. Daha önce onaylanmış veya iade edilmiş olabilir. Kurum yalnız “Taslak kaydet” dediyse kayıt “Taslak” durumunda kalır ve incelemeye gönderilmemiş olur; “Form ilçe onayına gönderildi.” mesajını görüp görmediğini sorun. Kurum taslağını tamamlamış ama gönderemiyorsa İl MEM “Onaya gönder” ile onu kurum adına gönderebilir; form size normal bekleyen form olarak gelir ve kararı yine siz verirsiniz.
Formu yanlışlıkla iade ettim
İade edilen formu doğrudan onaylayamazsınız. Kurumla iletişime geçin; bilgileri kontrol ederek yeniden göndermesini isteyin. Ardından güncel formu inceleyip karar verin.
Onay düğmesi görünmüyor veya etkin değil
Taslak, başlanmamış ve iade edilmiş formlar onaylanamaz. Cevapların yüklenmesini bekleyin. Güncelleme uyarısında “Güncel kaydı yükle”yi kullanın. Eski kayıt inceleme kutusu varsa cevapları okuyup işaretleyin.
Başka ilçenin kurumunu göremiyorum
İlçe görevlisi yalnız kendi ilçesinin ilgili dönem kayıtlarına erişir ve yalnız kendi ilçesindeki kurumların parolasını sıfırlayabilir. İl genelindeki koordinasyon için İl MEM ile iletişime geçin.
Kurum verisini değiştirebilir veya silebilir miyim?
Hayır. İlçe hesabı kurum cevaplarını düzenlemez veya formu silmez. Bekleyen formu gerekçeyle kuruma iade edin; onaylı kayıt için İl MEM veya yöneticiden süreci başlatmasını isteyin.
Analiz boş veya sayı beklediğimden az
Dönem, kademe ve kurum filtrelerini kontrol edin. Bekleyen, taslak, iade edilen veya yeniden inceleme gereken eski onaylar hesaplamaya katılmaz. “Bu filtrede onaylanmış veri yok” uyarısı 0 etkinlik yapılmış demek değildir.
İşlem sırasında bağlantı hatası oldu
Gerekçeniz ve inceleme ekranı korunuyorsa aynı işlemi yeniden deneyin. Başarı mesajı gelmeden kararın kaydedildiğini varsaymayın. Güncel kayıt uyarısında cevapları yeniden yükleyip inceleyin.
Görseller yalnız örnek kurumlarla hazırlanmıştır. Kendi ekranınızda kurumunuzun adı ve ilgili dönem görünür. Döneme ve okul kademesine göre sorular farklı olabilir.
Kılavuzun başına dön ↑